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Automatización de cuentas por pagar

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Es probable que ya hayas escuchado en relación a este tema y por eso has llegado hasta aquí. Porque sientes que necesitas más información al respecto para así ponerla en práctica.

Podemos decirte entonces que, en efecto has llegado al post indicado. Lo primero que queremos compartir contigo es una definición o explicación de lo que la automatización de cuentas por pagar.

¿En qué consiste la automatización de cuentas por pagar?

Se trata de un método que al ser aplicado permite minimizar la intervención humana y también, eliminar aquellas tareas que son propensas a error dentro de lo que es el proceso de cuentas por pagar o de deudas comerciales.

Para logra esto, es necesario hacer uso de un software integrado de cuentas por pagar con una red de negocios on-line, lo que conecta de manera digital a todos los socios comerciales. La aplicación de un proceso de automatización de cuentas por pagar permite que se genere una mayor eficiencia y eficacia gracias a:

  • Aprobaciones de facturas con mayor rapidez. Aquí los errores son detectados y corregidos antes de realizar el envío de la factura siendo los datos de las facturas son enviados vía correo electrónico a los aprobadores.
  • Pagos puntuales. Al generarse aprobaciones más rápidas, esto genera que la información en relación a los pagos llegue a ser registrada oportunamente y los pagos son enviados en la fecha autorizada.
  • Mayor visibilidad. Por medio de la red on-line, los proveedores pueden realizar un rastreo por su cuenta del estado de las facturas y los pagos.
  • Gestión mejorada del capital circulante. El proceso de los pagos puede llegar a ser temporizado con el fin de poder realizar una gestión mejorada del efectivo y además, capturar descuentos por pagos tempranos.

Solo imagina todo lo que se podría lograr así como los costos que se podrían ahorrar si no existiera la necesidad de procesar un montón de papeleo. O responder a un gran número de consultas en relación al estado de los pagos.

Automatice su proceso de cuentas por pagar y sea mucho más estratégico

Cuando utilizas una solución para tus procesos de cuentas por pagar que te permite automatizar dichos procesos, realizas una vinculación de las compras y cuentas por pagar, lo cual puede generar lo siguiente:

  • Una reducción en relación a los errores en facturas y excepciones
  • Se garantiza el cumplimiento y también se pueden evitar fugas contractuales
  • Gestionar las facturas sin necesidad de órdenes de compra y facturas por servicios
  • Aumenta la captura de descuentos por motivo de pago temprano
  • Reducir costos en relación al procesamiento de las facturas
  • Comprometer al departamento de cuentas por pagar en actividades que poseen características más estratégicas y que son de mayor valor

Importancia de automatizar el proceso de cuentas por pagar

La automatización de pagos dentro de una empresa, se trata de un proceso que va desde el hecho de generar la emisión y la recepción de una factura, hasta llegar a realizar el respectivo pago a un proveedor.

Esto nos dice entonces que, llevar a cabo un control exhaustivo de lo antes mencionado, permite evitar o disminuir el riesgo de los errores dentro de la gestión de un negocio. Así como, evitar retrasos en los pagos o la pérdida de documentos e intereses por mora, entre otras cosas.

Las cuentas por pagar son sin duda, uno de los elementos más importantes que se debe tener en cuenta al momento de conocer cuál es realmente el flujo de efectivo dentro de una determinada empresa. Pues, estas permiten determinar de manera mucho más precisa cual es la liquidez que dicha empresa tiene para poder cumplir con todas sus obligaciones.

Y en una era tan digitalizada como en la que nos encontramos la automatización de las cuentas por pagar representa un avance y mejora dentro de cualquier negocio. Por lo tanto, esto no es una opción, como empresa se debe buscar la manera de lograr siempre ser más eficiente para que la gestión de más frutos.

Ten presente que, solventar eficientemente las cuentas por pagar gracias a la automatización es sin duda un gran paso en la actualización de tu empresa. Si aún no lo has implementado, no esperes más porque los resultados serán efectivos en corto tiempo.

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Juan Torres
Juan Torres
Juan Torres es Líder Internacional y experto en Colombia y América Latina en Educación y Gestión. Tiene experiencia en diferentes mercados internacionales y está familiarizado con las negociaciones con partes interesadas transnacionales. Actualmente se encarga de la educación en la región iberoamericana.

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