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Cómo escribir un informe o reporte: Guía

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Un reporte es un relato de no ficción que presenta y/o resume los hechos sobre un evento, tema o asunto en particular.

La idea es que las personas que no están familiarizadas con el tema puedan encontrar todo lo que necesitan saber a partir de un buen reporte.

Los reportes facilitan poner a alguien al día sobre un tema, pero en realidad escribir un reporte es cualquier cosa menos fácil. Entonces, para ayudarlo a comprender qué hacer, a continuación presentamos un pequeño reporte propio, todo sobre la redacción de reportes.

¿Qué es un reporte?

En términos técnicos, la definición de reporte es bastante vaga: cualquier relato, hablado o escrito, de los asuntos relacionados con un tema en particular. Esto podría referirse a cualquier cosa, desde un testimonio en la sala del tribunal hasta el reporte de un libro de un estudiante de primaria.

Realmente, cuando las personas hablan de «reportes», generalmente se refieren a documentos oficiales que describen los hechos de un tema, generalmente escritos por un experto en el tema o alguien asignado para investigarlo. Hay diferentes tipos de reportes, que se explican en la siguiente sección, pero en su mayoría se ajustan a esta descripción.

¿Qué tipo de información se comparte en los reportes?

Aunque todos los hechos son bienvenidos, los reportes, en particular, tienden a presentar este tipo de contenido:

  • Detalles de un evento o situación.
  • Las consecuencias o el efecto continuo de un evento o situación.
  • Evaluación de datos estadísticos o analíticos
  • Interpretaciones de la información del reporte
  • Predicciones o recomendaciones basadas en la información del reporte
  • Cómo se relaciona la información con otros eventos o reportes

Los reportes están estrechamente relacionados con la redacción de ensayos, aunque existen algunas distinciones claras. Si bien ambos se basan en hechos, los ensayos agregan las opiniones personales y los argumentos de los autores. Los reportes generalmente se limitan a los hechos, aunque pueden incluir parte de la interpretación del autor de estos hechos, muy probablemente en la conclusión.

Además, los reportes están muy organizados, por lo general con índices y abundantes títulos y subtítulos. Esto hace que sea más fácil para los lectores escanear reportes en busca de la información que están buscando. Los ensayos, por otro lado, están destinados a ser leídos de principio a fin, no para buscar ideas específicas.

Tipos de reportes

Existen algunos tipos diferentes de reportes, según el propósito y a quién presente su reporte. Aquí hay una lista rápida de los tipos comunes de reportes:

  • reporte académico: evalúa la comprensión de un estudiante sobre el tema, como reportes de libros, reportes sobre eventos históricos y biografías.
  • reportes comerciales: identifica información útil en la estrategia comercial, como reportes de marketing, memorandos internos, análisis FODA e reportes de viabilidad.
  • reportes científicos: comparte resultados de investigación, como trabajos de investigación y estudios de casos, generalmente en revistas científicas.

Los reportes se pueden dividir en categorías según cómo se escriben.

Por ejemplo, un reporte puede ser formal o informal, breve o extenso, interno o externo.

En los negocios, un reporte vertical comparte información con personas en diferentes niveles de la jerarquía (es decir, personas que trabajan por encima y por debajo de usted), mientras que un reporte lateral es para personas en el mismo nivel del autor, pero en diferentes departamentos.

Hay tantos tipos de reportes como estilos de escritura, pero en esta guía nos centramos en los reportes académicos, que tienden a ser formales e informativos.

¿Cuál es la estructura de un reporte?

La estructura de un reporte depende del tipo de reporte y de los requisitos de la asignación. Si bien los reportes pueden usar su propia estructura única, la mayoría sigue esta plantilla básica:

Resumen ejecutivo: al igual que un resumen en un artículo académico, un resumen ejecutivo es una sección independiente que resume los hallazgos de su reporte para que los lectores sepan qué esperar.

Estos son principalmente para reportes oficiales y menos para reportes escolares.

  • Introducción: configurando el cuerpo del reporte, su introducción explica el tema general que está a punto de discutir, con su declaración de tesis y cualquier información de fondo que necesite saber antes de llegar a sus propios hallazgos.
  • Cuerpo: El cuerpo del reporte explica todos sus principales descubrimientos, divididos en títulos y subtítulos. El cuerpo constituye la mayor parte de todo el reporte; mientras que la introducción y la conclusión son solo unos pocos párrafos cada una, el cuerpo puede extenderse por varias páginas.
  • Conclusión: La conclusión es donde reúne toda la información en su reporte y llega a una interpretación o juicio definitivo. Por lo general, aquí es donde el autor ingresa sus propias opiniones o inferencias personales.

Si está familiarizado con la redacción de un trabajo de investigación, notará que la redacción del reporte sigue la misma estructura de introducción-cuerpo-conclusión, y a veces agrega un resumen ejecutivo. Los reportes también suelen tener sus propios requisitos adicionales, como páginas de título y tablas de contenido, que explicamos en la siguiente sección.

¿Qué se debe incluir en un reporte?

No hay requisitos firmes para lo que se incluye en un reporte. Cada escuela, empresa, laboratorio, administrador de tareas y docente puede crear su propio formato, según sus necesidades únicas. Sin embargo, en general, esté atento a estos requisitos particulares; tienden a surgir mucho:

  • Página de título: los reportes oficiales a menudo usan una página de título para mantener las cosas organizadas; si una persona tiene que leer varios reportes, las páginas de título facilitan el seguimiento.
  • Tabla de contenido: al igual que en los libros, la tabla de contenido ayuda a los lectores a ir directamente a la sección que les interesa, lo que permite una navegación más rápida.
    Numeración de páginas: una cortesía común si está escribiendo un reporte más largo, la numeración de páginas asegura que las páginas estén en orden en el caso de confusiones o errores tipográficos.
  • Títulos y subtítulos: los reportes generalmente se dividen en secciones, divididas por títulos y subtítulos, para facilitar la exploración y el escaneo.
    Citas: si está citando información de otra fuente, las pautas de citas le indican el formato recomendado.
  • Página de obras citadas: una bibliografía al final del reporte enumera los créditos y la información legal de las otras fuentes de las que obtuvo información.
    Como siempre, consulte la asignación para conocer las pautas específicas de cada uno de ellos. Las personas que leen el reporte deben decirle qué guías de estilo o formato requieren

 

Cómo escribir un informe en 7 pasos

Ahora entremos en los detalles de cómo escribir un informe. Siga los siete pasos sobre la redacción de informes a continuación para pasar de una idea a un documento completo.

1 Elija un tema basado en la tarea

Antes de comenzar a escribir, debe elegir el tema de su informe. A menudo, el tema se le asigna a usted, como ocurre con la mayoría de los informes comerciales, o está predeterminado por la naturaleza de su trabajo, como ocurre con los informes científicos. Si ese es el caso, puede ignorar este paso y continuar.

Si está a cargo de elegir su propio tema, como ocurre con muchos informes académicos, este es uno de los pasos más importantes en todo el proceso de redacción. Trate de elegir un tema que se ajuste a estos dos criterios:

Hay información adecuada: elija un tema que no sea demasiado general pero tampoco demasiado específico, con suficiente información para llenar su informe sin relleno, pero no demasiado como para que no pueda cubrir todo.

Es algo que le interesa: aunque este no es un requisito estricto, ayuda a la calidad de un informe si está interesado en el tema.
Por supuesto, no olvide las instrucciones de la tarea, incluida la duración, así que manténgalas en mente cuando decida.

2 Realizar investigaciones

Con los informes comerciales y científicos, la investigación suele ser propia o proporcionada por la empresa, aunque todavía hay muchas investigaciones en busca de fuentes externas en ambos.

En el caso de los trabajos académicos, la investigación depende en gran medida de su cuenta, a menos que deba utilizar materiales de clase.

Esa es una de las razones por las que elegir el tema correcto es tan crucial; no llegará lejos si el tema que eligió no tiene suficiente investigación disponible.

La clave es buscar solo fuentes confiables: documentos oficiales, otros informes, trabajos de investigación, estudios de casos, libros de autores respetados, etc.

Siéntase libre de utilizar investigaciones citadas en otros informes similares. A menudo, puede encontrar mucha información en línea a través de los motores de búsqueda, pero un viaje rápido a la biblioteca también puede ayudar en un apuro.

3. Escribir una declaración de tesis

Antes de continuar, escriba una declaración de tesis que lo ayude a conceptualizar el tema principal de su informe. Al igual que la oración principal de un párrafo, la declaración de tesis resume el punto principal de su escritura, en este caso, el informe.

Una vez que haya recopilado suficiente información, debería notar algunas tendencias y patrones en la información. Si todos estos patrones infieren o conducen a un punto más amplio y general, esa es su declaración de tesis.

Por ejemplo, si estuviera escribiendo un informe sobre los salarios de los empleados de comida rápida, su tesis podría ser algo así como: «Aunque los salarios solían ser acordes con los gastos de manutención, después de años de estancamiento ya no son adecuados». A partir de ahí, el resto de su informe elaborará sobre esa tesis, con amplia evidencia y argumentos de apoyo.

Es bueno incluir la declaración de su tesis tanto en el resumen ejecutivo como en la introducción de su informe, pero aún así querrá resolverlo temprano para saber qué dirección tomar cuando trabaje en su próximo esquema.

4. Preparar un esquema

Se recomienda escribir un esquema para todo tipo de escritura, pero es especialmente útil para los informes debido a su énfasis en la organización. Debido a que los informes a menudo están separados por títulos y subtítulos, un esquema sólido asegura que se mantenga al día mientras escribe sin perderse nada.

Realmente, deberías empezar a pensar en tu esquema durante la fase de investigación, cuando empiezas a notar patrones y tendencias. Si está atascado, intente hacer una lista de todos los puntos clave, detalles y evidencia que desea mencionar. Vea si puede clasificarlos en categorías generales y específicas, que puede convertir en títulos y subtítulos, respectivamente.

5.escribir un borrador

En realidad, escribir el borrador, o primer borrador, suele ser el paso que requiere más tiempo. Aquí es donde tomas toda la información de tu investigación y la pones en palabras. Para evitar sentirse abrumado, simplemente siga su esquema paso a paso para asegurarse de no omitir nada accidentalmente.

No tengas miedo de cometer errores; esa es la regla número uno para escribir un borrador. Esperar que su primer borrador sea perfecto agrega mucha presión. En su lugar, escribe de forma natural y relajada, y preocúpate por los detalles específicos como la elección de palabras y la corrección de errores más adelante. Para eso son los dos últimos pasos, de todos modos.

6. Revisa y edita tu informe

Una vez que haya terminado su borrador, es hora de regresar y comenzar a corregir los errores que ignoró la primera vez. (Sin embargo, antes de volver a sumergirse, es útil dormir sobre él para comenzar a editar de nuevo, o al menos tomar un pequeño descanso para relajarse después de escribir el borrador).

Recomendamos que primero vuelva a leer su informe en busca de problemas importantes, como cortar o mover oraciones y párrafos completos. A veces encontrará que sus datos no se alinean o que malinterpretó una pieza clave de evidencia. Este es el momento adecuado para corregir los errores del «panorama general» y reescribir las secciones más largas según sea necesario.

Si no está familiarizado con lo que debe buscar al editar, puede leer nuestra guía anterior con algunos consejos de autoedición más avanzados.

7. Corrija y verifique que no haya errores

Por último, vale la pena revisar su informe una última vez, solo para optimizar su redacción y verificar errores gramaticales u ortográficos. En el paso anterior, verificó los errores del «panorama general», pero aquí está buscando problemas específicos, incluso quisquillosos.

Un asistente de redacción como Grammarly señala esos problemas por usted. La versión gratuita de Grammarly señala cualquier error ortográfico y gramatical mientras escribe, con sugerencias para mejorar su escritura que puede aplicar con solo un clic. La versión Premium ofrece funciones aún más avanzadas, como ajustes de tono y recomendaciones de selección de palabras para llevar su escritura al siguiente nivel.

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Juan Torres
Juan Torres
Juan Torres es Líder Internacional y experto en Colombia y América Latina en Educación y Gestión. Tiene experiencia en diferentes mercados internacionales y está familiarizado con las negociaciones con partes interesadas transnacionales. Actualmente se encarga de la educación en la región iberoamericana.

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