Recientemente, en las instalaciones de APD Colombia (Asociación para el Progreso de la Dirección) en Bogotá, se llevó a cabo un significativo encuentro empresarial organizado por Tickelia, la solución para la legalización de gastos de empresa, junto con APD y la firma Garrigues, quienes explicaron la importancia de la legalización de viáticos y las consecuencias de no hacerlo de forma adecuada y cómo la digitalización y la automatización pueden desempeñar un rol crucial para superar estos desafíos, esto alineado a las normativas más recientes de la DIAN.
Los viáticos son esenciales para las operaciones de empresas cuyos empleados deben trasladarse fuera de su sede habitual de trabajo para realizar sus funciones. Es imperativo que las empresas en Colombia entiendan la importancia de una gestión adecuada de los viáticos, no solo para evitar sanciones y cargas tributarias adicionales, sino para mantener una operación empresarial eficiente y conforme a la ley. La digitalización y automatización de estos procesos puede ser una solución efectiva para garantizar la legalización correcta y oportuna de estos gastos esenciales. Estas fueron las principales temáticas que se trataron en el reciente encuentro empresarial de Tickelia, la solución para la legalización de viáticos, que junto a APD y Garrigues, dieron una visión clara sobre cómo obtener una correcta gestión empresarial.
Viáticos y gastos de viaje desde la perspectiva laboral y tributaria
Según el Código Sustantivo del Trabajo, los viáticos se clasifican en tres categorías principales: gastos de transporte, alojamiento, manutención y gastos de representación, estos últimos reservados exclusivamente para ciertos cargos.
Existen dos tipos de viáticos: permanentes y accidentales. Los viáticos accidentales, ya sean para transporte, alojamiento o manutención, no tienen incidencia salarial. Por otro lado, los viáticos permanentes pueden considerarse salario dependiendo del caso.
Según Jairo Jaller, Especialista Derecho Laboral de la firma Garrigues “la definición de viáticos permanentes se establece a través de criterios cuantitativos, como el número y la frecuencia de los viajes, y cualitativos, relacionados con las funciones inherentes al cargo del trabajador”.
Desde el punto de vista tributario, la legalización adecuada de estos gastos es crucial. Si los viáticos no se legalizan correctamente, no son deducibles, lo que conlleva a una carga tributaria adicional del 35% sobre esos gastos no reconocidos. Esto se debe a que, bajo la normativa colombiana, cualquier gasto que no esté debidamente soportado se convierte en no deducible, incrementando así el impuesto sobre la renta.
La correcta legalización y documentación de los viáticos también previene contingencias laborales. Miryam Bernal, Especialista en Auditoria Tributaria, Garrigues, mencionó que “no legalizar o legalizar en forma extemporánea conlleva la pérdida de un gasto deducible, con lo cual se genera un mayor impuesto de renta a la tarifa del 35%”. Además, problemas como la entrega tardía o la falta de claridad en los soportes pueden llevar a la pérdida del IVA descontable en la operación, aumentando las disputas tributarias.
Importancia de la Automatización en la Legalización de Viáticos
La automatización de la legalización de viáticos, especialmente en un contexto empresarial, juega un papel crucial en la optimización de recursos y tiempo. Soluciones como Tickelia transforman de manera significativa la gestión de gastos de empresa al simplificar y automatizar todo el proceso desde el pago hasta la contabilización en el sistema ERP.
Actualmente, las empresas que cuentan con un proceso tradicional de reporte y legalización de gastos tardan mucho tiempo y tienen el riesgo de cometer más errores. Con Tickelia, este proceso se simplifica, ya que los empleados solo tienen que pagar el gasto, tomar una fotografía del recibo y subirlo al sistema, esto ahorra tiempo y permite a las empresas obtener una visión detallada de los costos globales asociados a cada viaje. Esto facilita la toma de decisiones basadas en datos concretos, permitiendo ajustes en políticas de gastos o estrategias de negocios conforme a las necesidades reales observadas.
De igual forma, con Tickelia, las empresas pueden obtener una mayor visibilidad de las solicitudes de viáticos, lo que les permite clasificarlas de manera más eficiente. Esta funcionalidad proporciona claridad para determinar si un viático es permanente o accidental, lo cual es crucial para evaluar su incidencia salarial. Al tener un control más preciso y detallado sobre los viáticos, las empresas pueden gestionar mejor sus recursos y cumplir con las normativas laborales vigentes.
Laura Martínez, Manager en Desarrollo de Negocios de Tickelia LATAM, mencionó durante este encuentro que, “gracias a Tickelia, las empresas tienen la ventaja de digitalizar los recibos y documentos soporte, además de conciliar facturas electrónicas con los gastos realizados, y todo eso queda conservado en la nube y al tener la capacidad de integrarse con el ERP de las empresas, estas pueden conservar los registros y documentos digitales en cualquier momento, principalmente para fines de auditoría y cumplimiento fiscal. Las nuevas normativas exigen la adaptación a nuevos procesos y sistemas tecnológicos; por otro lado, promueven la eficiencia, la transparencia y el cumplimiento fiscal a través de la digitalización”.
El reciente encuentro empresarial organizado por Tickelia, en colaboración con APD y la firma Garrigues, subrayó la vital importancia de la correcta legalización de viáticos para las empresas en Colombia. No gestionar adecuadamente estos gastos puede acarrear sanciones y cargas tributarias significativas, además de afectar la eficiencia operativa de la empresa. La digitalización y automatización, a través de soluciones como Tickelia, emergen como herramientas cruciales para asegurar el cumplimiento normativo y optimizar los recursos empresariales. Adoptar estas tecnologías no solo facilita la gestión y documentación de los viáticos, sino que también contribuye a la transparencia y al control financiero, asegurando que las empresas operen conforme a la ley y mantengan su competitividad en el mercado.
